Análisis: ¿Cómo optimizar los recursos y mejorar la experiencia de los alumnos en las universidades por medio de las identificaciones?

Por Rogério Coradini, Director de Ventas de Sistemas de Control de Acceso Físico para América Latina de HID.

Sin duda la tecnología es la clave para que las universidades puedan asumir este reto y contar con locaciones modernas, funcionales y, sobre todo, seguras para sus alumnos, profesores y personal administrativo. 

Pues bien, en esta oportunidad hablaremos sobre las credenciales de identificación y cómo pueden ser las aliadas para ahorrar presupuesto y optimizar procesos dentro de las instituciones. 

En la actualidad, los administradores, jefes de seguridad, responsables de IT y, en general, los tomadores de decisiones de las universidades de América Latina, pueden encontrar en el mercado de credenciales, lectores y módulos integrados, tecnología adecuada y moderna, que les ayudará a convertir sus instituciones en lugares más funcionales e interconectados. 

Control de acceso móvil, el futuro ya está acá 

Muy seguramente cuando escuchamos las palabras ‘control de acceso’ pensemos en las identificaciones físicas, sin embargo, en materia de tecnología, la tendencia ahora está en el acceso móvil, el cual consiste en usar un dispositivo móvil (un celular inteligente, una tablet o un portátil) para acceder a puertas, compuertas, redes, servicios y otros espacios de acceso restringido. 

El uso de esta tecnología trae diversos beneficios para las universidades, siendo el ahorro y la seguridad los principales.

Respecto al ahorro, podemos decir que se ve representando a nivel de personal de seguridad, reducción de impresión de carnés, además del ahorro de tiempo.

Con la tecnología de acceso móvil, solo se necesitará personal de seguridad para espacios puntuales. Por ejemplo, en las salas de cómputo, bibliotecas y salones de eventos o conferencias, se podrá prescindir de personal de seguridad, porque el estudiante con su credencial, que lo acredita como miembro de la comunidad, accederá a estos espacios autenticado por un lector, en donde quedan registrados sus datos y tiempo de estadía en cada uno de los lugares.

En cuanto a la reducción de impresión de carnés, las instituciones educativas no tendrán la necesidad de emitir cientos de identificaciones nuevas al inicio de cada semestre. Con la tecnología mencionada, bastará con enviar un correo electrónico con los datos para poder acceder a su “identidad móvil”. 

En el tema de registro, tanto de entrada como de salida, no habrá necesidad de llevar planillas o diligenciar formularios. Por el contrario, el usuario con solo acercar las credenciales a los lectores, podrá entrar o salir de forma más rápida, lo que será una gran herramienta de descongestión de espacios, especialmente en las horas pico.

Por el lado de la seguridad, la entrada de desconocidos se reducirá de forma contundente. Al ser una tecnología dual, el control de acceso móvil depende de una aplicación para los usuarios y una plataforma para los administradores, lo que significa que habrá un eficiente control, que solo permitirá el acceso y la salida de los usuarios previamente registrados. 

A las personas sin autorización que intenten ingresar, automáticamente el sistema les impedirá el ingreso. El control de acceso móvil, obtiene información en tiempo real de quiénes salen o quiénes entran de los distintos espacios donde se instale el sistema. 

Los salones de clase, las bibliotecas y las salas de profesores son, además de las entradas, lugares propicios para aprovechar el potencial de la tecnología de acceso móvil.

Todo un ecosistema de servicios

Gracias a su flexibilidad, las universidades pueden sacar también provecho de esta tecnología con:

Seguimiento de asistencia a clase

El llamado a lista y el correspondiente control de asistencia que tienen que hacer los profesores, serán parte del pasado con estas soluciones.

Por ejemplo, con este tipo de tecnología, se podrá recopilar y registrar fácilmente datos de cada uno de los estudiantes y tener un control tanto de sus horas de ingreso como de salida. A través de los lectores de frecuencia dual en los salones, se podrá tener un preciso control de asistencia, lo que significa un mayor aprovechamiento del tiempo de clases.

Impresión segura 

Las fotocopiadoras y las máquinas impresoras, son elementos esenciales de toda universidad.

Existen módulos de lectores integrados que se pueden incrustar en estos dispositivos para permitir la lectura de credenciales, de esta manera se puede tener un control de quienes son los que usan los equipos y eventualmente reducir los gastos de energía y papel. 

Las tecnologías de administración de impresión segura, permiten aprovechar al máximo las credenciales que tengan los empleados y estudiantes. Para acceder al servicio de impresión y copiado, las personas deben acercar sus tarjetas o dispositivos al lector y solo de esta forma empezará el proceso.

Gestión de parqueaderos 

Los centros educativos son lugares donde llegan un importante número de vehículos. Mientras que en las escuelas secundarias es común que los padres lleven hasta allí a sus hijos, en las universidades, son los estudiantes, profesores y directivos, los que llegan en su propio medio de transporte hasta las instalaciones.

Con lectores en las entradas de los parqueaderos se agilizará el ingreso de los vehículos, ya que desde el celular se podrá activar la entrada y la salida, además de tener una asignación previa de lugar de estacionamiento, lo que ayudará a evitar congestiones y caos en el área de parqueo.

Máquinas expendedoras: compras sin dinero

Los estudiantes de las universidades en donde las directivas se decidan por la tecnología móvil, podrán acceder a las máquinas expendedoras de alimentos, sin necesidad de utilizar dinero en efectivo.

Con solo acercar la credencial a los lectores integrados de la máquina, y después de un proceso de identificación de datos y de saldo, la persona podrá comprar el producto de su preferencia.

Con esta tecnología, se eliminará la necesidad de manejar efectivo, además de agilizar el proceso de compra.

Les Roches Marbella, un ejemplo a seguir

Con el fin de mantenerse a la vanguardia y adaptarse a los retos de seguridad y comodidad que exigen las nuevas generaciones de aprendices, las directivas de la escuela de dirección hotelera y turismo Les Roche sede Marbella, vieron la necesidad de actualizar su sistema, e incorporar credenciales digitales.

La estrategia consistió en diseñar un sistema que atendiera cada uno de los requerimientos de la escuela, en donde se tenía que impactar un conjunto de más de 40 puntos de acceso, equipados con identificación móvil, aplicaciones, portales, y tecnologías de lectores.

Los lugares en donde se implementó la tecnología de acceso móvil, fueron los sistemas de estacionamiento, la entrada a los edificios, las máquinas expendedoras, las instalaciones de lavandería, las impresoras, los puntos de ventas en restaurantes y comedores del campus, además de utilizarlo para el seguimiento de asistencia a clases. 

Les Roches Marbella se presenta como un ejemplo a seguir para las instituciones de educación superior de América Latina, las cuales pueden encontrar en el acceso móvil un conjunto de herramientas que les ayudará a tener una verdadera transformación digital, lo que les permitirá alcanzar los objetivos de mejoramiento continuo y eficiencia académica que persiguen las mejores instituciones del mundo.

La educación vive en constante evolución y las instituciones que así lo entiendan, podrán encontrar en la autenticación y verificación móvil, una herramienta que está en la capacidad de adaptarse a los nuevos dinamismos de conectividad y optimización de recursos, como características esenciales en la educación del futuro.